青岛火车站由地上三层和地下两层共五层组成，站房呈东、西、南“U”字形布局。东西站房都可购票候车和进出站，南站房仅作为进出和补票使用，三个站房之间内部还有地下旅客通道、地下候车室、空中景观连廊相接，可以说是四通八达。
■购票：设30多个窗口
新改建的青岛火车站有33个售票窗口，东、西站房售票厅各设立12个售票窗口，加上地下候车室、东站房地下入口等处设立的售票窗口，以及将来设立的自动售票机柜台，市民可以在50个售票窗口前买票。在费县路和广州路交界处的一侧，还设有4个夜间售票窗口。售票窗口只有一米多高，可以在窗口与售票员轻松交流。
东售票厅主要窗口功能为：1号窗口：老幼病残孕特需服务窗口；2、3、7、9、10、11号窗口：普通售票窗口；4号窗口：改签窗口；5号窗口：退票窗口；6号窗口：学生窗口；8号窗口：军人、老年人窗口；12号窗口：问询处、发售站台票。
西售票厅主要窗口，13号窗口：特需服务窗口；14号窗口：改签窗口；15号窗口：退票窗口，16、17、19、20、21、22、23号窗口：普通售票窗口；18号窗口：军人、老年人窗口；24号窗口：问询处、发售站台票。
■候车：地下共分两层
青岛火车站东、西、南三面设有站前广场和停车场，行人车辆都可以进出。从东面的火车站广场，乘客可以进入益群地下停车场停车。停车后，旅客可通过益群地下通道，进入东站房下方的火车站旅客地道，或者上行到东站房售票厅、候车室，也可以直接在旅客通道门口买票，通过旅客通道到达各个站台。
广州路一侧开车的旅客，可以到西站房下的地下停车场停车，通过旅客地道到达各个站台，也可以直接步行或者乘坐电梯到达上部的站房。费县路一侧的旅客，可以将车停放在费县路华联商厦一侧，通过停车场旁的过街通道，到达南站房下的地下候车室，并从此处到达各个站台，也可以顺着地下候车室的电梯，到达东、西、南站房的各个区域。
此外，地下候车室共分为两层，距地面最深处13.9米，为地下候车区域，建筑面积5400平方米，可以同时容纳3000人候车，为车站最主要的候车区。地下候车室和东、西、南站房通过地下通道连通，也可通过电梯、扶梯和各个站台相通。东、西、南站房既有下行到地下候车室的电梯，东西站房之间也有空中连廊相连接。站台既和空中连廊相接，又有电梯、扶梯和南端的地下候车室、北段的旅客出站通道相接。旅客进出都四通八达，为了防止旅客迷路，火车站配备了多个指示标牌。
■食宿：站内外都便捷
在火车站西站房候车室里，记者发现有一个直通三层的电梯。一旁的现场工作人员介绍，车站的二层、三层新建的车站宾馆，可以提供80间客房，加上泰安路、河南路及车站周边的一些宾馆，基本可以满足就近住宿旅客的需求。
记者站在车站南侧的费县路上看到，两侧布满了过桥米线、永和豆浆、排骨米饭、肯德基、咖啡厅等餐饮场所，中西兼顾，方便面不再是出门在外旅客的唯一选择。
为迎接火车站回迁，华联商厦在7楼设置了专门的青岛特色小吃专层，面积达1500余平方米，可容纳近300人同时用餐，预计7月底进行试营业。除此之外，康杰大药房、上海宾佳超市、青岛海瑞体育、青岛枫桥文化传媒公司，还在火车站站内设置了专门的商铺。这6家商铺分别设在东、西、南站房的候车室内。由于建筑面积5400平方米的地下候车室面积最大，因此70多平方米的SPR咖啡厅、500平方米的肯德基营业厅，都设立在地下候车室。
此外，在地下候车室上方的负一层，还将设立1500平方米的餐饮专区。这样，火车站的餐饮区面积就达到2000多平方米，基本上可以满足候车旅客的吃饭问题。
■出站：东西南可出站
当列车到站之后，旅客可以直接往南走，直接通过南站房出站通道出站，到达南广场，然后通过地下过街通道到达费县路一侧，乘坐公交车或者长途车。
如果不走南站房，一是可以选择乘坐南侧的自动扶梯上空中景观连廊，通过景观连廊到东站房或者西站房出站；二是可以乘坐自动扶梯或者走楼梯到达北侧的地下通道，通过该通道既可以到达东侧的益群地下广场，也可以往西到达西站房地下，经此处到地面的进站广厅出站。
不过，这些只是车站的功能设置，出于便于管理的要求，火车站可能制定一些旅客们进出的规则，旅客可以根据功能指示牌前行。值得注意的是，由于东西南三侧，地上地下都可以出站，接站的市民应提前和车上的亲友交代清楚，以免漫无目的地四处找人。